La hoja de un proceso
| Parte | Pregunta | Ejemplo: cotizar |
|---|---|---|
| Inicio | ¿Qué lo dispara? | Un prospecto pide precio |
| Pasos | ¿Qué se hace, en orden? | Preguntar medidas, revisar lista, aplicar descuento permitido, enviar PDF |
| Responsable | ¿Quién? | Ventas |
| Salida | ¿Cómo se ve bien hecho? | Cotización enviada en 24 horas |
| Errores | ¿Qué sale mal seguido? | Descuentos no autorizados |
Cómo empezar
- Grábese explicándolo en una nota de voz. Es más rápido que escribir.
- Páselo a la hoja (la IA lo puede transcribir y ordenar).
- Pruébelo con alguien que no lo haya hecho. Lo que pregunte, eso faltaba.
Por qué esto es lo que la IA necesita
Una IA no adivina sus reglas. La hoja del proceso es justo lo que se le da para que conteste, cotice o dé seguimiento como lo haría usted. Por eso los proyectos sin procesos escritos fallan.
Preguntas frecuentes
¿Cómo documento los procesos de mi empresa?
Una hoja por proceso con 5 partes: qué lo inicia, pasos en orden, responsable, cómo se ve bien hecho y errores comunes. Grábese explicándolo en una nota de voz y páselo a la hoja.
¿Qué procesos escribo primero?
Los que más le preguntan y los que más dinero cuestan si salen mal: cotizar, dar seguimiento a prospectos y cobrar.
¿Cuáles de sus procesos no están escritos?
En la auditoría yo dibujo sus procesos actuales por usted, a partir de sus notas de voz.
Hacer mi autoauditoría
Antonio Covarrubias